Arrangementskomitéen

Arrangementskomitéens viktigste oppgave er å styrke klubbens ”indre liv”, og skape trivsel på klubbens møter og arrangementer.
Komitéen skal bidra til at gjester, eksterne foredragsholdere og reflektanter blir tatt vel i mot på møtene, slik at de besøkende føler at klubben er gjestfri og åpen for andre.
 
Komitéens leder – oppgaver
I tillegg til de vanlige oppgavene som komitéleder, har Arrangementskomitéens leder følgende oppgaver:

Være klubbens seremonimester
Bestille kake/kringle til hvert klubbmøte hos den leverandøren som er valgt.
Sørge for innkjøp av kaffe, kopper, asjetter, mineralvann m.v. Klubben har et kundekort hos Meny, Stokke, men andre leverandører kan velges der det er praktisk eller innkjøpene kan gjøres til en lavere kostnad.
Sørge for at minst et av medlemmene som har ”møtevakt” har nøkler for å komme inn i møtelokalet.

Ordinære møter – praktisk gjennomføring
Minst to av komitéens medlemmer får ansvar for gjennomføringen av den praktiske delen av medlemsmøtet.  En av disse må på forhånd hente kringle/kake hos den leverandøren som komitéen har besluttet å benytte.
De som har ”vakt” på det aktuelle møtet, må møte i god tid før møtet, gjerne ved 17.30-tiden.

Oppgaver ved ordinære møter:
Hente kaker på Engveien
Låse opp og stille inn "åpentid"
Hente "kassa" og mineralvann på lageret
Trakte kaffe:
 Fylle vann på begge traktere
 Sett filter i holder og ha i 1 kopp filtermalt kaffe.
 Slå på traktere
 Ferdig traktet kaffe fylles på termokanner
 Traktere slåes av og fylles med vann og kaffe
 Antall avgjøres av vær, føre og program (forventet frammøte)

Klargjøring av lokalet:
 Låse opp skapet og heng opp vimpler på veggen
 Det rigges "styrebord", 2 bord foran glasskunsten
 Bjelle settes og Rotaryseilet henges på talerstolen
 Besøksprotokoll legges på kassererenden mot døra
 Skjøteledning rigges for lys på talerstol og til evnt PC / foredragsholder

Servering:
 Kake, kopper, glass og asjetter settes fram
 De møtende tilbys kake, kaffe / mineralvann

Under møtet:
 Er det kake og kaffe igjen tas en runde og byr på restene.

Etter møtet:
 Det ryddes på plass vimpler, bjelle, protokoll. Kassa og mineralvann på lageret.
 Sjekke at traktere er slått av og kontaktet tatt ut
 Bord og stoler ryddes på plass
 Skapet låses, lys slukkes, dør og lager låses
 Kakebrettet leveres på Engveien ved leilighet

Rutiner for bruk av mikrofon og høytaler:
 Hente mikrofonstativet på lageret.
 Låse opp høytalerskapet og slå på strøm (bryter på dobbeltkontakt i skapet)
 Kontroller mikrofonene (til stativet og den bærbare)
 Passe på at det er reservebatterier liggende i skapet

Etter møtet:
 Slå av mikrofonene og legg disse i skapet
 Slå av strømmen på anlegget
 Sett mikrofonstativet ut på lageret.

Bruk av prosjektor:
 Trekk ned lerretet
 Slå på prosjektoren
 Be om hjelp av en som kan det, evnt foredragsholder